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Os 10 principais serviços que um espaço de Coworking pode te oferecer

Conheça os serviços que um bom espaço de Coworking não pode deixar de proporcionar

Coworking é uma modalidade na qual pessoas, de diferentes ou mesmos ramos, dividem o mesmo ambiente de trabalho.  Apesar do termo estar na moda, compartilhar ambiente de trabalho não é novidade. No Brasil, desde os anos 90, existem empresas que alugam salas privativas para diferentes clientes, e compartilham os outros ambientes, como banheiros, salas de reunião, copa e etc. Outro exemplo interessante sobre coworking são as clínicas médicas, onde profissionais da saúde compartilham os consultórios de acordo com a sua necessidade.

Em 2005, surgiu pelo mundo o termo coworking, para definir um ambiente onde vários profissionais, de diferentes áreas, trabalham e compartilham opiniões e ideias.Com isso, foram abertos vários espaços de coworking, em que a proposta era muito mais trocar experiências e ideias do que compartilhar apenas o ambiente de trabalho.

Acesse o site: www.coworkingbrasil.org e localize um coworking na sua cidade.

Existem espaços com diversos estilos, tanto para pessoas mais despojadas como para pessoas mais formais. Estima-se que no Brasil já existam mais de 240 empresas que oferecem o serviço de coworking, e a cada ano esse número aumenta exponencialmente.

Com o passar do tempo, os clientes desses espaços começaram a sentir falta de uma estrutura mais profissional, e que atendesse às suas necessidades. A internet Wireless oferecida já não era mais suficiente para garantir estabilidade no trabalho on-line. O telefone Voip também não completava as ligações e, com isso, os clientes dos espaços de coworking começaram a querer cada vez mais serviços que facilitassem a sua vida operacional. Foi aí que os coworkings começaram a se profissionalizar, para atender a essas diferentes demandas.

Mas você sabe o que seria profissionalizar o coworking? Suponha que você precise enviar um contrato pelo correio, não seria ótimo se tivesse alguém para fazer todo o serviço para você? Ou então imagine que você terá uma reunião com o seu maior cliente, não seria interessante ele ser recebido por uma recepcionista e encaminhado a sala de reunião, tomando um café expresso enquanto o aguarda?

São esses pequenos serviços operacionais que os coworkings, como o Porto Virtual Coworking & Escritório Virtual, prestam aos seus clientes, e que fazem toda a diferença, pois a imagem é de que o cliente possui uma estrutura operacional de primeira em sua empresa, que funciona e impressiona ao mesmo tempo.

Conheça abaixo os principais serviços que um coworking deve te proporcionar para agilizar o dia a dia da sua empresa:

#1 – Serviço de Internet

Internet é o “calcanhar de Aquiles” de qualquer empresa, e não é diferente nos espaços de coworking. Infelizmente, o serviço de internet no Brasil não é dos melhores, mas alguns itens podem ser observados quando você for contratar um espaço de coworking:

  • A internet é dedicada? Se a internet não for dedicada, dificilmente irá conseguir atender a demanda de mais de 20 pessoas trabalhando ao mesmo tempo no coworking. Isso porque dentro de um coworking tem diversas pessoas com diferentes necessidades de banda, então é difícil mensurar o que cada uma precisa para trabalhar.
  • Existe contingência? Isso significa que, se cair a internet, existirá outra contratada para “quebrar o galho”, enquanto os reparos são realizados na banda principal. No Porto Virtual , você conta com uma banda larga de 50MB, duas contingências de 40MB em banda larga. Esse item é essencial.
  • É realizado um controle de banda no acesso? Esse item é importante, pois se o colega ao lado resolve baixar o último lançamento no cinema, e o uso da internet for livre, provavelmente a internet de todos os outros usuários ficará lenta!

#2 – Estrutura Física

Se você vai sair de casa para trabalhar em um escritório que é compartilhado com outras pessoas, tem que ser um escritório lindo e maravilhoso, essencialmente, concorda? Todos nós nos sentimos mais valorizados quando estamos nem um ambiente bonito, limpo e harmonioso. A produtividade aumenta.

Então, observe sempre a estrutura do espaço de coworking que você escolher:

  • Ar-condicionado: Lugar sem ar-condicionado simplesmente está fora do mercado! Isso é o mínimo a ser oferecido em qualquer coworking no mundo!
  • Mesas e cadeiras modernas e ergonômicas: Parece frescura, mas você já passou oito horas sentado em uma cadeira daquelas compradas em supermercado? No final do dia, a sua coluna parece que foi esmagada, não é? Então, muito cuidado, pois nem sempre aquela cadeira bonita da foto é suficientemente boa!
  • Limpeza e manutenção: Nem preciso dizer o quanto é importante o coworking ter um funcionário de limpeza à disposição dos clientes. Quem não gosta de chegar no trabalho e sua mesa já estar limpa e com o lixo recolhido?

#3 – Sistema de Telefonia

Sempre que você entrar em um coworking, repare como é a recepção do lugar. Geralmente, é lá que ficam as funcionárias da telefonia. Repare se o aparelho de telefone na mesa dela é um aparelho digital e que tem porte para atender várias ligações ao mesmo tempo. Se não for, desconfie.

Um sistema de telefonia que atenda com agilidade e eficiência várias pessoas ao mesmo tempo precisa de um PABX de última geração, que comporte mais de um tronco de ramais e com funcionalidades complexas. A telefonia dentro do coworking nem sempre é utilizada para fazer ligação, mas para receber, e por isso a função da telefonista é muito importante, pois ela atenderá ao cliente dos clientes do coworking! Os clientes do Porto Virtual  contam com o melhor serviço de atendimento telefônico que é personalizado com seu script de apresentação.

#4 – Serviços de Impressão

Ao visitar um coworking, repare também nas impressoras do local. Se você se deparar com impressoras a jato de tinta, não é um bom sinal! Primeiro porque esse tipo de impressora não dá conta do volume, além de ser lenta, se colocarmos vários trabalhos na fila, ela vai travar!

Outra questão é que, se estamos em um ambiente com várias pessoas, precisamos de controle, e isso é feito através de um software que apenas impressoras profissionais possuem. Ninguém quer pagar pela impressão do colega ao lado no final do mês, então exija um relatório que detalhe o uso da impressora.

#5 – Ambiente de convivência

Ambiente para descontração é essencial em qualquer empresa. Sair da mesa de trabalho e poder tomar um café ou conversar com alguém é muito importante no dia a dia de qualquer profissional. Muitos coworkings oferecem diferentes espaços para descanso, alguns são mais descontraídos e possuem até mesmo vídeo game em seus ambientes. Outros são mais formais, e alguns mais estilosos.

Independentemente do lugar onde você esteja trabalhando, poder relaxar e fazer uma pequena refeição é muito importante.

#6 – Salas para Reunião

Este é talvez o item mais importante de um coworking, pois uma vez que você está em um ambiente compartilhado, ter um lugar especial para receber os seus clientes e fazer uma reunião é fundamental. Muitos dos clientes do coworker irão visitar somente esse local, então ele tem que se impressionar! No Porto Virtual duas salas de reunião, uma mais privativa para até duas pessoas, e uma maior, com capacidade até 15 pessoas.

Abaixo, veja uma pequena lista do que observar em uma sala de reunião:

  • Serviço de Recepcionista: O mais importante item. Afinal, quem vai receber seu cliente na hora que ele chegar para a reunião? Temos sempre que lembrar que a primeira impressão é a que fica!
  • A decoração: mesas e cadeias adequadas, com design profissional e apresentação adequada.
  • Equipamento multimídia adequado para realização de web conference. Dificilmente você irá encontrar um coworking que ofereça videoconferência, pois não é muito comum esse tipo de demanda.
  • Café expresso e água.
  • Ar-condicionado.
  • No mínimo, o coworking deve oferecer duas salas de reuniões, com duas opções de configuração e valores distintos

#7 – Escritório Virtual

Se você optou por trabalhar em um coworking, tenha certeza de que ele vai te oferecer o serviço de escritório virtual, que nada mais é do que o atendimento personalizado de suas ligações telefônicas, uma central de recados e o gerenciamento das suas correspondências. Obviamente, tudo isso sendo realizado por uma equipe treinada em atendimento ao cliente. No Porto Virtual , ao fechar um contrato, o cliente recebe um número fixo de telefone que é exclusivo dele, e todas as ligações são atendidas com o nome da empresa do cliente.

Esse tipo de serviço faz toda a diferença quando contratamos um coworking. Por isso, verifique sempre se o lugar onde você escolheu para trabalhar oferece esse tipo de atendimento. Outro serviço que poucos coworkings podem oferecer, e o Porto Virtual faz parte pequeno número, é o serviço de Endereço Fiscal e Legalização e Registro MEI.

O Endereço Fiscal é um serviço onde o espaço disponibiliza o seu endereço para fins exclusivamente tributários e formais, como a abertura da empresa do coworker. Nesse caso o endereço constará em documentos oficiais, como cartão de CNPJ, contrato social, alvará de localização, inscrição estadual e municipal, entre outros.

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#8 – Salas Privativas

Salas privativas são uma opção dentro dos coworkings para quem deseja ter privacidade, mas sem abrir mão da convivência em um ambiente compartilhado. As salas são espaços maiores, onde todos da mesma empresa trabalham, e é muito indicado para negócios que possuem mais de quatro pessoas.

Este é um serviço importante, mas não totalmente necessário. Ele permite que a sua empresa cresça dentro do ambiente por um custo menor, e de forma rápida, pois a estrutura já está montada com tudo que o seu negócio precisa.

#9 – Serviços de Conveniência (Motoboy, correios e etc.)

Sem ter que parar o que está fazendo, sua empresa solicita um motoboy por e-mail ou diretamente a uma das recepcionistas. Contar com essa agilidade é uma “mão na roda”, e poupa tempo e dinheiro.

Ao solicitar um serviço de motoboy, é realizado protocolo tanto de recolhimento como de entrega. Se o material for uma encomenda, é ela é embalada pelas próprias recepcionistas antes do envio.

Essa conveniência no serviço tem um valor agregado muito forte, e pode economizar horas de um profissional.

#10 – Recepcionistas

Esse serviço é essencial, e deve ser muito observado, pois a recepção do coworking é a porta de entrada da empresa, uma vez que a recepção é quem vai atender os clientes dos nossos clientes. Nessa parte do coworking apresentação é a palavra de ordem. Cordialidade, postura, vestimenta e a própria estrutura física da mesma.

Conclusão

Para concluir esse artigo, gostaria de ressaltar que os serviços acima não resumem em sua totalidade o que um espaço de coworking pode fazer pela sua empresa. Acima estão as sugestões sobre o que deve ser observado quando for escolher um espaço de coworking, mas outros itens também são importantes como:

  • A localização 
  • Os serviços comerciais na região do coworking: restaurantes, bancos e etc

Muito importante também é a pessoa se sentir bem dentro do coworking. Ali é o lugar onde ela vai passar boa parte do tempo, e ninguém quer trabalhar em um local que não goste, não é mesmo?

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